Moderne Praxisverwaltungssysteme (PVS) bieten verschiedene Möglichkeiten, die Behandlungsdokumentation zu vereinfachen und zu strukturieren.
Je nach eingesetzter Software stehen beispielsweise folgende Funktionen zur Verfügung:
- Individuelle Textbausteine: Wiederkehrende Dokumentationsinhalte können strukturiert vorbereitet werden.
- Automatische Dokumentationshilfen: Softwaregestützte Funktionen können bei der Erfassung behandlungsrelevanter Informationen unterstützen.
- Checklisten und Erinnerungsfunktionen: Wichtige Angaben lassen sich systematisch überprüfen.
- Sprach- und Mikrofondokumentation: Informationen können je nach Software und organisatorischen Voraussetzungen per Sprache erfasst werden.
- Individuelle Dokumentationsabläufe: Vorlagen und Prozesse lassen sich auf bestimmte Behandlungen und Arbeitsweisen abstimmen.
Der entscheidende Vorteil liegt nicht allein in der Digitalisierung.
Er entsteht dann, wenn die vorhandenen Funktionen sinnvoll eingerichtet und auf die tatsächlichen Praxisabläufe abgestimmt werden.
Eine gut strukturierte Dokumentation kann Rückfragen reduzieren, das Praxisteam entlasten und dazu beitragen, dass relevante Informationen vollständig erfasst werden.
Wichtig bleibt dabei, dass standardisierte Vorlagen die individuelle, fachlich korrekte Dokumentation unterstützen und nicht ersetzen.
Jede Zahnarztpraxis arbeitet anders. Deshalb sollte auch der Dokumentationsprozess individuell gestaltet werden.
Fehlende Dokumentation kostet mehr als nur Honorar
Unvollständige Dokumentationen können verschiedene Auswirkungen auf eine Zahnarztpraxis haben.
Besonders relevant sind folgende Bereiche:
1. Honorarverluste durch nicht erfasste Leistungen
Werden tatsächlich erbrachte und abrechnungsfähige Leistungen nicht dokumentiert oder nicht in die Abrechnung übernommen, kann der Praxis Honorar entgehen.
2. Schwierigkeiten bei Abrechnungsprüfungen
Fehlen notwendige Angaben oder Begründungen, kann es schwieriger werden, die Voraussetzungen einer abgerechneten Leistung nachvollziehbar darzulegen.
3. Rechtliche Risiken
Eine lückenhafte Patientenakte kann im Streitfall die Beweisführung erschweren. Die Dokumentation spielt deshalb auch im Zusammenhang mit den gesetzlichen Beweisregeln eine wichtige Rolle.
4. Zusätzlicher Verwaltungsaufwand
Fehlende Informationen führen häufig zu Rückfragen, internen Abstimmungen und zeitaufwendigen Nacharbeiten.
5. Probleme in der Patientenkommunikation
Wenn Behandlungsabläufe und Entscheidungen nicht ausreichend nachvollziehbar festgehalten wurden, kann dies die spätere Kommunikation mit Patientinnen und Patienten erschweren.
6. Belastung für das Praxisteam
Unklare Dokumentationsprozesse können zu Unsicherheiten, wiederkehrenden Rückfragen und zusätzlichem Arbeitsdruck führen.
Eine vollständige Dokumentation ist deshalb nicht nur eine Frage der Abrechnung, sondern auch der Praxisorganisation und Qualitätssicherung.
Was bedeutet eine unvollständige Dokumentation finanziell?
Eine Zahnarztpraxis ist nicht nur eine medizinische Einrichtung, sondern auch ein Wirtschaftsunternehmen.
Damit die Praxis wirtschaftlich erfolgreich arbeiten kann, müssen erbrachte und abrechnungsfähige Leistungen zuverlässig erfasst und korrekt abgerechnet werden.
Bereits kleinere Dokumentationslücken können sich über einen längeren Zeitraum summieren.
Wie hoch ein möglicher Honorarverlust tatsächlich ausfällt, hängt jedoch von verschiedenen Faktoren ab:
- Anzahl und Art der erbrachten Leistungen,
- bestehenden Dokumentationsprozessen,
- verwendeter Praxisverwaltungssoftware,
- internen Kontrollmechanismen,
- Zusammenarbeit zwischen Behandlung und Abrechnung.
Eine pauschale Aussage darüber, wie viel Prozent des Honorars Zahnarztpraxen durch Dokumentationsfehler verlieren, lässt sich ohne belastbare Datengrundlage nicht treffen.
Entscheidend ist deshalb, die tatsächlichen Abläufe und Abrechnungsdaten der eigenen Praxis zu analysieren.
Dabei können bislang unerkannte Dokumentationslücken sichtbar werden.
Praxisbeispiel: Wie aus kleinen Versäumnissen Honorarverluste entstehen
Wie relevant dieses Thema sein kann, zeigt folgendes beispielhaftes Rechenszenario.
Angenommen, eine Einzelpraxis mit zwei Behandlungszimmern und durchschnittlich 40 Patienten pro Tag erfasst ihre Leistungen überwiegend manuell.
Bei einer internen Überprüfung werden wiederkehrende Dokumentations- und Abrechnungslücken festgestellt.
Mögliche Ursachen sind:
- vergessene zusätzliche Abrechnungspositionen bei Füllungstherapien,
- nicht erfasste Anästhesieleistungen,
- fehlende oder unzureichende Begründungen für Steigerungsfaktoren nach GOZ,
- unvollständige Dokumentation weiterer erbrachter Leistungen.
Beispiel: Die Vipr wird bei 20 Patienten am Tag 8mal vergessen zu dokumentieren – die Vipr entspricht einem wert von 6,47€
Das entspricht am Tag eine Summe von 51,76€
Verlust pro woche an 5 Arbeitstagen 258,80€
Verlust pro Monat (durchschnittlich) 948,93€
Verlust pro Jahr (220 Arbeitstage) – 11387,20€
Unser Beispiel zeigt wie einschneidend selbst kleine Summen im Jahr das Honorar mindern lassen.
Dieses Beispiel ist eine Modellrechnung und kein statistisch belegter Durchschnittswert für Zahnarztpraxen.
Es verdeutlicht jedoch, warum sich eine regelmäßige Überprüfung der Dokumentations- und Abrechnungsprozesse lohnen kann.
Denn nicht immer fallen einzelne Versäumnisse im laufenden Praxisbetrieb unmittelbar auf.
Wie Zahnarztpraxen ihre Dokumentation nachhaltig verbessern können
Eine bessere Dokumentation entsteht nicht allein durch zusätzliche Vorgaben.
Vielmehr braucht es klare Prozesse, geeignete Hilfsmittel und ein gemeinsames Verständnis innerhalb des Praxisteams.
Folgende Maßnahmen können dabei unterstützen:
Dokumentationsabläufe analysieren
Zunächst sollte geprüft werden, wann und wie die Dokumentation erfolgt. Besonders wichtig sind die Übergänge zwischen Behandlung, Assistenz und Abrechnung.
Praxisverwaltungssystem sinnvoll einrichten
Individuelle Textbausteine, Checklisten und weitere verfügbare Funktionen sollten auf die tatsächlichen Behandlungsabläufe abgestimmt werden.
Verantwortlichkeiten festlegen
Für alle Beteiligten sollte klar sein, welche Informationen von wem dokumentiert und kontrolliert werden.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schulen
Das Praxisteam sollte verstehen, welche Angaben medizinisch notwendig und welche Informationen zusätzlich für eine korrekte Abrechnung relevant sind.
Regelmäßige Kontrollen durchführen
Stichproben und interne Auswertungen können helfen, wiederkehrende Fehlerquellen zu erkennen und Prozesse gezielt zu verbessern.
Das Ziel ist nicht, möglichst viel zu dokumentieren.
Das Ziel ist eine vollständige, fachlich korrekte und nachvollziehbare Dokumentation mit möglichst effizienten Abläufen.
Wie Winter Praxismanagement Ihre Praxis unterstützen kann
Jede Zahnarztpraxis hat individuelle Abläufe, unterschiedliche Anforderungen und eigene Herausforderungen.
Deshalb gibt es auch bei der Dokumentation keine Lösung, die für jede Praxis gleichermaßen geeignet ist.
Winter Praxismanagement unterstützt Sie dabei, bestehende Dokumentationsprozesse zu analysieren und praxisgerechte Verbesserungen zu entwickeln.
Dazu gehören insbesondere:
- Analyse der vorhandenen Dokumentationsabläufe,
- Identifikation möglicher Fehlerquellen,
- Unterstützung bei der Einrichtung individueller Dokumentationshilfen,
- Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Behandlung und Abrechnung,
- Schulung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern,
- Entwicklung strukturierter und alltagstauglicher Workflows.
Dabei steht immer die Frage im Mittelpunkt:
Wie können wir die Dokumentation so gestalten, dass sie vollständig, nachvollziehbar und gleichzeitig im Praxisalltag gut umsetzbar ist?
Gute Dokumentation schützt Ihre Praxis und schafft wirtschaftliche Sicherheit
Eine vollständige Behandlungsdokumentation ist weit mehr als eine gesetzliche Verpflichtung.
Sie unterstützt die Behandlungskontinuität, schafft Transparenz, erleichtert die Abrechnung und kann dazu beitragen, rechtliche und wirtschaftliche Risiken zu reduzieren.
Mit klaren Strukturen, sinnvoll eingesetzten digitalen Hilfsmitteln und gut geschulten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern lassen sich Dokumentationsprozesse gezielt verbessern.
Denn eine korrekt dokumentierte Leistung schafft die notwendige Grundlage dafür, dass eine tatsächlich erbrachte und abrechnungsfähige Leistung auch zuverlässig abgerechnet werden kann.
Fragen & Antworten
Ist die Behandlungsdokumentation in Zahnarztpraxen gesetzlich vorgeschrieben?
Ja. Nach § 630f BGB sind Behandelnde verpflichtet, eine Patientenakte zu führen und die wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse der Behandlung in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang zu dokumentieren.
Was passiert, wenn eine zahnärztliche Leistung nicht dokumentiert wurde?
Eine fehlende Dokumentation kann die Nachvollziehbarkeit und Beweisführung erschweren. Unter den Voraussetzungen des § 630h Abs. 3 BGB kann bei einer nicht dokumentierten medizinisch gebotenen wesentlichen Maßnahme vermutet werden, dass sie nicht durchgeführt wurde. Auch bei der Abrechnung können fehlende Angaben zu Schwierigkeiten führen.
Wie können Dokumentationsfehler zu Honorarverlusten führen?
Wenn erbrachte und abrechnungsfähige Leistungen nicht vollständig erfasst oder nicht korrekt in die Abrechnung übernommen werden, können Honorare unberücksichtigt bleiben. Fehlende abrechnungsrelevante Begründungen können ebenfalls Probleme verursachen.
Welche Vorteile bieten digitale Dokumentationshilfen?
Je nach Praxisverwaltungssystem können Textbausteine, Checklisten, Erinnerungsfunktionen und Spracheingaben dabei unterstützen, Informationen strukturierter zu erfassen und wiederkehrende Arbeitsschritte zu vereinfachen.
Wie lässt sich die Dokumentation verbessern, ohne das Praxisteam zusätzlich zu belasten?
Ein sinnvoller Ansatz besteht darin, vorhandene Abläufe zu analysieren, wiederkehrende Fehlerquellen zu identifizieren und passende digitale Hilfsmittel einzusetzen. Klare Verantwortlichkeiten und gezielte Schulungen unterstützen die nachhaltige Umsetzung.
Sie möchten Ihre Dokumentationsprozesse optimieren?
Sie möchten künftig vollständiger, einfacher und nachvollziehbarer dokumentieren und gleichzeitig Ihr Praxisteam entlasten?
Wir unterstützen Sie bei der Analyse Ihrer bestehenden Abläufe, der Einrichtung individueller Dokumentationshilfen und der Schulung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Gemeinsam entwickeln wir einen praxisnahen Workflow, der zu Ihrer Zahnarztpraxis passt und Ihren Arbeitsalltag spürbar erleichtern kann.
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Eure Elisabeth von
Winter Praxismanagement
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