Worum geht es in diesem Beitrag?
Die ePA in der Zahnarztpraxis ist seit dem 1. Oktober 2025 ein wichtiges Thema im Praxisalltag. Viele Praxen fragen sich, welche Daten verpflichtend hochgeladen werden müssen, was nur auf Wunsch des Patienten erfolgt und wie die Dokumentation in der Kartei aussehen muss. Dazu kommen Fragen zur Abrechnung der BEMA-Positionen ePA1 und ePA2. In diesem Beitrag zeigen wir verständlich und praxisnah, was Zahnarztpraxen über die elektronische Patientenakte wissen müssen, welche Pflichten gelten und wie Sie im Alltag sicher damit umgehen.
Einleitung zur ePA
Hand aufs Herz: Bei dem Begriff elektronische Patientenakte denken viele Praxen zuerst an zusätzliche Bürokratie, mehr Abstimmung und neue Unsicherheiten. Gleichzeitig gehört die ePA inzwischen fest zum digitalen Gesundheitswesen.
Für Zahnarztpraxen bedeutet das: Die ePA in der Zahnarztpraxis ist kein Zukunftsthema mehr, sondern gelebter Alltag. Seit dem 01.10.2025 wurde die „ePA für alle“ zum Standard. Damit stellen sich in der Praxis ganz konkrete Fragen: Wer hat Zugriff? Welche Unterlagen müssen eingestellt werden? Was passiert bei einem Widerspruch? Und wie wird die ePA korrekt abgerechnet?
Damit Sie im Praxisalltag den Überblick behalten, fassen wir die wichtigsten Punkte kompakt und verständlich zusammen.
Was bedeutet das Opt-out-Prinzip für die Zahnarztpraxis?
Früher mussten Patienten aktiv zustimmen, wenn sie eine elektronische Patientenakte nutzen wollten. Heute gilt das sogenannte Opt-out-Prinzip. Das bedeutet: Wer nicht widerspricht, nimmt grundsätzlich teil.
Für die Zahnarztpraxis heißt das:
- Liegt kein Widerspruch vor, besteht grundsätzlich Zugriff auf die ePA
- Voraussetzung ist das Einlesen der Versichertenkarte
- Der Zugriff ist zunächst auf 90 Tage begrenzt
Damit wird die ePA in der Zahnarztpraxis für viele Behandler automatisch relevant. Umso wichtiger ist ein klarer und sicherer Umgang mit den Vorgaben.
Welche Daten müssen automatisch in die ePA?
Nicht jede Information aus dem Praxisverwaltungssystem muss automatisch in die elektronische Patientenakte übertragen werden. Es gibt jedoch bestimmte Unterlagen, die – sofern kein Widerspruch des Patienten vorliegt – verpflichtend dazugehören.
Automatisch zu übertragende Inhalte
Dazu gehören insbesondere:
- Befundberichte für Dritte
Zum Beispiel Dokumente, die einem Arztbrief ähneln - Laborbefunde
Etwa Speicheltests zur Kariesbestimmung oder PAR-Keimtests - Elektronische Medikamentenliste (eML)
Diese wird über das E-Rezept fortlaufend ergänzt
Gerade bei diesen Standarddaten ist es wichtig, Widersprüche des Patienten sauber zu dokumentieren.
Welche Daten werden nur auf Wunsch des Patienten hochgeladen?
Neben den Pflichtdaten gibt es weitere Inhalte, die nur dann in die ePA eingestellt werden, wenn der Patient dies ausdrücklich verlangt.
Wahlleistungen in der ePA
Dazu zählen zum Beispiel:
- digitale Röntgenbilder als PDF/A
- eZahnbonusheft
- eAU
- PAR-Behandlungspläne
- PSI-Formulare
- Prophylaxepläne
Diese Daten gehören also nicht automatisch in die ePA der Zahnarztpraxis, sondern nur auf ausdrücklichen Wunsch des Patienten.
Was Zahnarztpraxen nicht tun müssen
Die gute Nachricht: Nicht alles muss digitalisiert oder nachträglich hochgeladen werden.
Sie müssen nicht:
- alte Papierakten nachdigitalisieren
- analoge Unterlagen einscannen, nur um sie in die ePA zu übertragen
- Daten von Kollegen hochladen
- Bilder oder Informationen übertragen, die auf externen Servern ohne PVS-Anbindung liegen
Das entlastet den Praxisalltag erheblich und schafft Klarheit darüber, was tatsächlich notwendig ist.
Dokumentationspflicht in der Zahnarztpraxis
Ein besonders wichtiger Punkt ist die nachvollziehbare Dokumentation in der eigenen Patientenkartei.
Die Praxis muss dokumentieren:
- Widersprüche des Patienten gegen die Übertragung von Standarddaten
- Einwilligungen oder ausdrückliche Wünsche, wenn zusätzliche Inhalte hochgeladen werden sollen
Darüber hinaus müssen Patienten darüber informiert werden, dass sie bestimmte Daten wie Heil- und Kostenpläne in ihre ePA einstellen lassen können. Diese Information kann formlos erfolgen, zum Beispiel:
- über einen Aushang
- durch ein Merkblatt
- im persönlichen Gespräch
Eine saubere Dokumentation schützt die Praxis organisatorisch und rechtlich.
So funktioniert die Abrechnung der ePA
Für die ePA in der Zahnarztpraxis sind zwei BEMA-Positionen relevant: ePA1 und ePA2.
ePA1 – Erstbefüllung
Die BEMA-Nr. ePA1 kann angesetzt werden, wenn die elektronische Patientenakte erstmalig befüllt wird und bisher noch keine medizinischen Daten eines anderen Leistungserbringers enthalten sind.
In der Regel erfolgt dies durch den Hausarzt. Wenn jedoch noch keine Daten vorhanden sind, kann auch der Zahnarzt die ePA1 abrechnen.
ePA2 – Aktualisierung
Die BEMA-Nr. ePA2 gilt für die Aktualisierung der elektronischen Patientenakte.
Wichtig dabei:
- einmal je Sitzung abrechenbar
- auch dann nur einmal, wenn mehrere Inhalte in derselben Sitzung aktualisiert werden
Gerade hier lohnt sich ein genauer Blick auf die Dokumentation, damit die Abrechnung korrekt und nachvollziehbar erfolgt.
Praktische Übersicht für den Praxisalltag
Zur schnellen Orientierung hilft diese einfache Einteilung:
| Kategorie | Beispiele |
| Automatisch | Befundberichte für Dritte, Laborbefunde, elektronische Medikamentenliste |
| Auf Verlangen | Röntgenbilder als PDF/A, eZahnbonusheft, eAU, PAR-Behandlungsplan, PSI-Formular, Prophylaxeplan |
| Keine Pflicht | Papierakten, Daten auf externen Servern ohne PVS-Anbindung, Daten anderer Praxen |
Diese Übersicht kann helfen, im Team klare Abläufe für die ePA in der Zahnarztpraxis festzulegen.
Die ePA in der Zahnarztpraxis muss kein Bürokratiemonster sein. Wer die Grundregeln kennt, sauber dokumentiert und zwischen Pflichtdaten, Wunschdaten und nicht erforderlichen Inhalten unterscheidet, kann sicher und strukturiert damit arbeiten.
Wichtig sind vor allem:
- Kenntnis des Opt-out-Prinzips
- klare Unterscheidung zwischen Pflicht und Wunsch
- saubere Dokumentation in der Kartei
- korrekte Abrechnung von ePA1 und ePA2
So wird die elektronische Patientenakte von der Unsicherheit zu einem praktikablen Bestandteil des Praxisalltags.
Sie haben Fragen zur Umsetzung der ePA oder zur korrekten Abrechnung in Ihrer Zahnarztpraxis?
Sprechen Sie uns gerne an.
Wir unterstützen Sie praxisnah, verständlich und zuverlässig bei der Umsetzung.
Herzliche Grüße
Celine
Winter Praxismanagement
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Irina von Winter Praxismanagement
