Die Integration neuer Mitarbeitender in einer Zahnarztpraxis ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. Besonders fachfremde Mitarbeitende benötigen klare Strukturen, gezielte Schulungen und ein durchdachtes Onboarding. In diesem Beitrag erfährst du, wie eine strukturierte Einarbeitung aussieht, welche Herausforderungen auftreten können und welche Maßnahmen Praxen ergreifen können, um ihre Mitarbeitenden optimal einzuarbeiten. Außerdem zeigen wir praxisnahe Tipps und Methoden, um den Einstieg für neue Mitarbeitende zu erleichtern und die Arbeitsabläufe effizient zu gestalten.
Warum die Integration fachfremder Mitarbeitender in Zahnarztpraxen entscheidend ist
Jede Zahnarztpraxis ist ein komplexes System aus Patientenbetreuung, Abrechnung, Verwaltung und zahnmedizinischen Leistungen. Wenn neue Mitarbeitende – insbesondere fachfremde Mitarbeitende – in dieses System eintreten, kann es ohne klare Einarbeitung schnell zu Fehlern, Frustration und ineffizienten Abläufen kommen.
Oft wird die Bedeutung der Integration unterschätzt. Neue Kolleginnen und Kollegen werden „einfach ins kalte Wasser geworfen“, ohne dass klar ist, welche Aufgaben sie übernehmen sollen oder wie sie sich in bestehende Abläufe einfügen. Das kann zu Überforderung, Unsicherheit und langfristig zu hoher Fluktuation führen.
Ein durchdachter Onboarding-Prozess, Schulungen und Coachings sind deshalb unerlässlich. Denn nur wer die Praxisabläufe versteht, kann effizient arbeiten und zum Erfolg des Teams beitragen.
Die Herausforderungen bei der Integration fachfremder Mitarbeitender
Unterschiedliche Vorkenntnisse und fehlende Praxisroutine
Fachfremde Mitarbeitende bringen oft keine direkte Erfahrung in der zahnärztlichen Abrechnung oder Verwaltung mit. Sie kennen die spezifischen Softwarelösungen, Abläufe und gesetzlichen Anforderungen nicht. Ohne gezielte Anleitung kann dies zu Fehlern bei Abrechnungen, Terminplanung und Patientenbetreuung führen.
Unsicherheit und Überforderung
Neue Mitarbeitende, die fachfremd sind, wissen häufig nicht, wo sie anfangen sollen. Unklare Aufgabenverteilungen, fehlende Ansprechpartner und fehlende Schulungen führen zu Stress und Unsicherheit.
Fehlende Dokumentation und Wissensweitergabe
Viele Praxen verfügen über wertvolles Wissen, das jedoch nicht systematisch dokumentiert ist. Fachfremde Mitarbeitende müssen dann alles „ausprobieren“ oder sich Informationen mühsam zusammensuchen. Dies erhöht das Risiko von Fehlern und verzögert die Einarbeitung.
Erfolgsfaktoren für die Einarbeitung fachfremder Mitarbeitender
Strukturierte Einarbeitungspläne
Ein klarer Plan ist der erste Schritt. Dazu gehören:
- Übersicht über alle Aufgabenbereiche
- Schritt-für-Schritt-Anleitungen
- Zeitlicher Rahmen für jede Aufgabe
- Verantwortliche Ansprechpartner
Ein strukturierter Einarbeitungsplan hilft fachfremden Mitarbeitenden, sich schnell zurechtzufinden und sicher in ihren Aufgaben zu werden.
Schulungen und praxisnahe Trainings
Theorie allein reicht nicht aus. Schulungen sollten praxisnah sein, z. B.:
- Softwaretraining für Abrechnungssysteme
- Simulation von Patientenfällen
- Praktische Übungen zu Terminplanung, Rezeptanforderungen und Verwaltungsabläufen
Die Kombination aus Theorie und Praxis sichert den Lernerfolg und steigert das Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten.
Persönliches Coaching
Neben den Schulungen ist ein persönlicher Coach in der Praxis wichtig. Dieser unterstützt die fachfremden Mitarbeitenden individuell, beantwortet Fragen und hilft, das Erlernte direkt in der Praxis anzuwenden.
Regelmäßige Feedback-Runden
Feedback ist ein entscheidender Faktor für erfolgreiche Einarbeitung. Regelmäßige Gespräche helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und den Einarbeitungsprozess anzupassen.
Praxisbeispiele: So funktioniert erfolgreiche Integration
Fallbeispiel 1 – Neue Mitarbeitende im Empfang
Eine fachfremde Mitarbeiterin beginnt im Empfang einer Zahnarztpraxis. Durch einen klaren Plan erhält sie zuerst eine Einführung in die Software, danach Praxisabläufe für Terminplanung und Patientenaufnahme. Parallel begleitet ein Coach die ersten Wochen. Nach vier Wochen arbeitet sie selbstständig und sicher.
Fallbeispiel 2 – Abrechnung und Verwaltung
Ein neuer Mitarbeiter ohne vorherige Erfahrung in der Abrechnung erhält gezielte Schulungen für GKV- und GOZ-Abrechnungen. Schritt für Schritt wird er in komplexe Fälle eingeführt, beginnend mit einfachen Abrechnungen, bis er schließlich eigenständig Quartalsabrechnungen erstellt.
Fallbeispiel 3 – Praxen mit fachfremden Kräften
In Praxen, die regelmäßig fachfremde Mitarbeitende einstellen, hat sich ein 30-Tage-Onboarding-Modell bewährt:
- Woche: Einführung in die Praxis und grundlegende Abläufe
- Woche: Praktische Übungen unter Anleitung
- Woche: Übernahme einfacher Aufgaben mit Coach
- Woche: Eigenständige Arbeit mit wöchentlichen Feedback-Runden
Checkliste für die Integration fachfremder Mitarbeitender
- Klare Aufgabenbeschreibung
- Onboarding-Plan erstellen
- Praxissoftware erklären
- Praxisspezifische Abläufe vermitteln
- Persönliches Coaching bereitstellen
- Regelmäßige Feedback-Gespräche
- Dokumentation von Wissen und Prozessen
Die Integration neuer Mitarbeitender, insbesondere fachfremder Mitarbeitender, erfordert Struktur, Schulungen und Coaching. Praxen, die diese Maßnahmen ernst nehmen, profitieren von:
- Geringerer Fluktuation
- Höherer Mitarbeitermotivation
- Effizienteren Abläufen
- Besseren Patientenservice
Ein guter Einarbeitungsprozess ist eine Investition, die sich langfristig auszahlt.
Möchtest auch Du Unterstützung bei der Integration neuer Mitarbeitender in deiner Zahnarztpraxis? Dann melde dich bei uns! Wir entwickeln gemeinsam einen maßgeschneiderten Onboarding-Plan, der auf deine Praxis und deine fachfremden Mitarbeitenden abgestimmt ist.
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Bettina | Gründerin & Geschäftsführerin
von Winter Praxismanagement
