Neupatienten sind für jede Zahnarztpraxis wichtig – medizinisch, organisatorisch und auch abrechnungstechnisch. Gerade bei der Erstaufnahme werden jedoch häufig Leistungen nicht vollständig dokumentiert, falsch zugeordnet oder bei der Abrechnung übersehen.
Dabei bringt ein Neupatient in der Regel deutlich mehr organisatorischen und diagnostischen Aufwand mit sich als ein klassischer Kontrolltermin. Eine ausführliche Anamnese, Befunderhebung, Beratung, mögliche Röntgendiagnostik und eine individuelle Therapieplanung gehören häufig zum ersten Termin dazu.
Damit diese Leistungen auch korrekt abgerechnet werden können, braucht es vor allem eines: klare Abläufe und eine vollständige Dokumentation.
Neupatient bedeutet nicht automatisch: vollständig abgerechnet
Bei einem Neupatienten entstehen häufig verschiedene Leistungen innerhalb eines Termins.
Dazu können unter anderem gehören:
- eine ausführliche Anamnese
- die Befunderhebung
- Beratungs- und Aufklärungsgespräche
- gegebenenfalls notwendige Röntgenaufnahmen
- eine individuelle Therapieplanung
Entscheidend ist jedoch nicht allein, dass diese Leistungen durchgeführt wurden.
Sie müssen auch vollständig dokumentiert und korrekt zugeordnet werden.
Gerade im Praxisalltag passiert es schnell, dass einzelne Leistungen zwar erbracht, aber nicht entsprechend erfasst werden. Dadurch kann Honorar verloren gehen, obwohl die Leistung tatsächlich stattgefunden hat.
Ein klar definierter Ablauf für die Aufnahme von Neupatienten hilft deshalb dabei, sowohl medizinische als auch abrechnungstechnische Schritte vollständig abzubilden.
Eine vollständige Anamnese bildet die Grundlage
Die medizinische Anamnese gehört zu den wichtigsten Bestandteilen der Aufnahme eines neuen Patienten.
Dabei geht es nicht nur darum, relevante medizinische Informationen zu erfassen. Die Anamnese ist auch für die Dokumentation und die spätere Abrechnung von Bedeutung.
Fehlen wichtige Angaben oder sind Informationen nur unvollständig dokumentiert, kann dies zu Rückfragen oder Problemen bei einer späteren Prüfung führen.
Deshalb empfiehlt sich ein einheitlicher Ablauf innerhalb der Praxis.
Unser Tipp: Arbeiten Sie mit standardisierten Anamnesebögen und achten Sie darauf, dass diese regelmäßig aktualisiert werden.
So haben alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine klare Grundlage und relevante Informationen sind nachvollziehbar dokumentiert.
Befund und Dokumentation bei Neupatienten nicht unterschätzen
Gerade beim ersten Besuch eines Patienten findet häufig eine umfangreichere Befunderhebung statt.
Hier entstehen in der Praxis typische Fehler:
- Befunde werden zwar erhoben, aber nicht ausreichend dokumentiert.
- Informationen werden lediglich mündlich besprochen.
- Durchgeführte Leistungen werden in der Dokumentation nicht vollständig festgehalten.
- Die Dokumentation ist zu allgemein und bildet den tatsächlichen Aufwand nicht nachvollziehbar ab.
Dabei gilt ein wichtiger Grundsatz:
Eine erbrachte Leistung muss nachvollziehbar dokumentiert sein, damit sie bei der Abrechnung berücksichtigt werden kann.
Die Dokumentation sollte deshalb bereits während oder unmittelbar nach der Behandlung vollständig erfolgen.
Wer versucht, mehrere Behandlungen erst am Ende des Tages oder sogar später zu dokumentieren, läuft Gefahr, wichtige Details zu vergessen.
Vor neuen Röntgenaufnahmen vorhandene Aufnahmen prüfen
Bei Neupatienten stellt sich häufig die Frage, ob bereits aktuelle Röntgenaufnahmen vorhanden sind.
Bevor neue Aufnahmen angefertigt werden, sollte daher geprüft werden, ob verwendbare Fremdaufnahmen vorliegen.
Auch diese Prüfung sollte nachvollziehbar dokumentiert werden.
Unnötige neue Aufnahmen können sowohl medizinisch als auch abrechnungstechnisch problematisch sein.
Ein sinnvoller Prozess beginnt deshalb bereits bei der Terminvereinbarung oder bei der Aufnahme des Patienten.
Beispielsweise kann schon vor dem ersten Termin geklärt werden, ob Röntgenaufnahmen aus einer vorherigen Zahnarztpraxis vorhanden sind und gegebenenfalls zur Verfügung gestellt werden können.
Beratung und Aufklärung richtig dokumentieren
Neupatienten benötigen häufig mehr Zeit für Beratung und Aufklärung.
Die Praxis muss zunächst die individuelle Situation kennenlernen, Befunde erklären, mögliche Behandlungswege besprechen und gegebenenfalls weitere Therapieschritte vorbereiten.
Solche Gespräche sollten deshalb nicht einfach als selbstverständlicher Bestandteil des Termins betrachtet werden.
Für eine korrekte Abrechnung ist entscheidend, dass die Beratung:
- nachvollziehbar dokumentiert wird
- inhaltlich beschrieben wird
- zeitlich realistisch erfasst wird
Eine Aussage wie „Patient beraten“ ist deutlich weniger aussagekräftig als eine konkrete Dokumentation darüber, welche Inhalte tatsächlich besprochen wurden.
Damit wird nicht nur die Abrechnung nachvollziehbarer. Auch innerhalb der Praxis ist zu einem späteren Zeitpunkt besser ersichtlich, was bereits mit dem Patienten besprochen wurde.
BEMA- und GOZ-Leistungen sauber voneinander trennen
Ein weiterer häufiger Fehler bei der Abrechnung von Neupatienten ist die falsche Zuordnung einzelner Leistungen.
Gerade wenn während des ersten Termins sowohl Kassenleistungen als auch private Zusatzleistungen eine Rolle spielen, müssen die unterschiedlichen Bereiche sauber voneinander getrennt werden.
Wichtig sind dabei insbesondere:
- eine klare Trennung zwischen BEMA- und GOZ-Leistungen
- korrekte Vereinbarungen bei privaten Zusatzleistungen
- eine nachvollziehbare Dokumentation
- eine transparente Kommunikation gegenüber dem Patienten
Die Patientinnen und Patienten sollten verstehen können, welche Leistungen Bestandteil der regulären Versorgung sind und bei welchen Leistungen gegebenenfalls zusätzliche Kosten entstehen.
Klare Abläufe schützen damit nicht nur die Praxis vor Abrechnungsfehlern, sondern schaffen gleichzeitig Transparenz und Vertrauen.
Die Möglichkeiten der Praxissoftware konsequent nutzen
Viele Zahnarztpraxen verfügen über leistungsfähige Praxissoftware.
In der täglichen Anwendung werden jedoch längst nicht immer alle Möglichkeiten genutzt.
Leistungen sind zwar grundsätzlich im System hinterlegt, werden jedoch teilweise nicht ausgewählt, falsch kombiniert oder innerhalb des Praxisablaufs schlicht vergessen.
Deshalb sollte die Praxissoftware nicht nur als Verwaltungsprogramm verstanden werden.
Sie ist auch ein wichtiges Instrument für strukturierte Behandlungs- und Abrechnungsprozesse.
Regelmäßige Schulungen, eindeutige Zuständigkeiten und fest definierte Arbeitsabläufe können dabei helfen, Fehler zu reduzieren und Abrechnungsverluste zu vermeiden.
Besonders sinnvoll ist es, den vollständigen Ablauf eines Neupatienten einmal gemeinsam im Team durchzugehen:
Von der Terminvereinbarung über die Aufnahme und Anamnese bis hin zur Behandlung, Dokumentation und abschließenden Abrechnung.
So werden mögliche Lücken im Prozess schnell sichtbar.
Strukturierte Neupatientenaufnahme schützt vor Honorarverlusten
Neupatienten bieten einer Zahnarztpraxis großes Potenzial – medizinisch, organisatorisch und wirtschaftlich.
Entscheidend ist jedoch, dass bereits beim ersten Termin sauber gearbeitet wird.
Eine strukturierte Aufnahme, eine vollständige Anamnese, nachvollziehbare Befunde, dokumentierte Beratungsgespräche und eine korrekte Zuordnung der Leistungen schaffen die Grundlage für eine sichere Abrechnung.
Viele Honorarverluste entstehen nicht deshalb, weil eine Leistung nicht erbracht wurde.
Sie entstehen, weil Leistungen nicht vollständig dokumentiert, nicht korrekt zugeordnet oder bei der Abrechnung übersehen werden.
Genau deshalb lohnt es sich, den gesamten Neupatientenprozess regelmäßig zu überprüfen und klare Standards für das gesamte Praxisteam festzulegen.
Fragen & Antworten
Was muss bei einem Neupatienten besonders dokumentiert werden?
Bei einem Neupatienten sollten insbesondere die Anamnese, die erhobenen Befunde, durchgeführte Untersuchungen, Beratungs- und Aufklärungsgespräche sowie gegebenenfalls diagnostische Maßnahmen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Je strukturierter die Dokumentation erfolgt, desto einfacher können erbrachte Leistungen später korrekt zugeordnet und abgerechnet werden.
Warum ist die Anamnese für die Abrechnung wichtig?
Eine vollständige Anamnese schafft die medizinische und dokumentarische Grundlage für weitere Maßnahmen.
Fehlende oder unvollständige Angaben können dazu führen, dass Zusammenhänge nicht ausreichend nachvollziehbar sind oder bei einer späteren Prüfung Rückfragen entstehen.
Was sollte vor neuen Röntgenaufnahmen bei Neupatienten geprüft werden?
Vor neuen Röntgenaufnahmen sollte geprüft werden, ob bereits aktuelle und verwendbare Fremdaufnahmen vorhanden sind.
Auch diese Prüfung sollte in der Patientenakte nachvollziehbar dokumentiert werden.
Können Beratungsgespräche bei Neupatienten abgerechnet werden?
Beratungs- und Aufklärungsgespräche können für die Abrechnung relevant sein, wenn sie entsprechend den jeweiligen Voraussetzungen erbracht und nachvollziehbar dokumentiert wurden.
Wichtig ist insbesondere, den tatsächlichen Inhalt des Gesprächs und den jeweiligen Umfang nachvollziehbar festzuhalten.
Wie können Zahnarztpraxen Abrechnungsverluste bei Neupatienten reduzieren?
Klare Prozesse sind einer der wichtigsten Ansätze.
Einheitliche Anamnesebögen, vollständige Dokumentation, geschulte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, klare Zuständigkeiten sowie die konsequente Nutzung der Praxissoftware helfen dabei, erbrachte Leistungen vollständig zu erfassen und korrekt abzurechnen.
Sie möchten Ihre Abrechnungsprozesse überprüfen?
Gerade bei wiederkehrenden Abläufen wie der Neupatientenaufnahme schleichen sich im Praxisalltag schnell Routinen und kleine Fehler ein.
Als externes Abrechnungsbüro unterstützt Winter Praxismanagement Zahnarztpraxen dabei, bestehende Abläufe zu überprüfen, Abrechnungspotenziale zu erkennen und klare Prozesse für das Praxisteam zu entwickeln.
Eure Celine von
Winter Praxismanagement
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