Eine Zahnarztpraxis funktioniert nur dann reibungslos, wenn alle Mitarbeitenden die Abläufe in der Verwaltung und Abrechnung sicher beherrschen. Besonders bei fachfremden Mitarbeitenden ist eine strukturierte Einarbeitung unabdingbar. Ohne klaren Plan und Unterstützung riskieren Praxen nicht nur Fehler in der Abrechnung, sondern auch Frustration bei den Mitarbeitenden.
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen in der Verwaltung / Abrechnung sollte daher gut durchdacht sein: von der Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag über Schritt-für-Schritt-Anleitungen bis hin zu Motivation, Feedback und Sicherheit im Arbeitsalltag.
Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag
Die ersten Schritte legen den Grundstein für eine erfolgreiche Integration. Eine gute Vorbereitung spart Zeit und vermeidet Unsicherheiten.
Zugangsdaten und Materialien
- Praxissoftware, KZV-Portal und ggf. Factoring-Dienstleister vorbereiten
- Abrechnungshandbuch oder interne Arbeitsanweisungen bereithalten
- Ansprechpartner in der Praxis festlegen („Abrechnungs-Pate“), der als Mentor fungiert
Erwartungen klar kommunizieren
Neue Mitarbeitende sollten wissen, welche Aufgaben auf sie zukommen und wie der Ablauf der Einarbeitung geplant ist. Ein klar strukturierter Plan schafft Sicherheit und erleichtert den Einstieg.
Schritt-für-Schritt-Einarbeitung
Eine strukturierte Vorgehensweise ist entscheidend, um die komplexen Abläufe in der Abrechnung verständlich zu vermitteln.
Grundlagen
- Vorstellung der Abrechnungssoftware
- Erklärung der Karteiführung und Dokumentation
- Erste Einblicke in BEMA: Untersuchung, FU, IP, Füllung
- Übungen mit alten Fällen, um Routine zu entwickeln
Anwendung in der Praxis
- Mitarbeit bei echter Abrechnung unter Kontrolle
- Einführung in GOZ und Steigerungsfaktoren
- Erklärung der HKP-Erstellung und Genehmigungsprozesse
- Erfassung von Labor- und Materialkosten
Vertiefung
- Kombinationen BEMA/GOZ
- Zuschläge und Analogpositionen
- Spezialbereiche: PAR, KBR, ZE
- Umgang mit Kassen, Rückfragen und Patientenanfragen
Typische Fehlerquellen vermeiden
Auch mit guter Vorbereitung können Fehler passieren. Diese typischen Stolperfallen sollten bewusst vermieden werden:
- Unvollständige Dokumentation: Immer Rücksprache mit dem Behandler halten
- Leistungsdoppelungen: z. B. GOZ-Leistungen parallel zu BEMA falsch angesetzt
- Falsche Steigerungsfaktoren: Begründung immer dokumentieren
- Fristen verpasst: z. B. PAR-Plan-Genehmigung nicht rechtzeitig einreichen
Lern- und Schulungsinstrumente
Regelmäßige Schulungen und praxisnahe Lernmaterialien fördern die Sicherheit der Mitarbeitenden:
- Wöchentliche Mini-Schulungen (z. B. „Heute: PAR-Abrechnung“)
- Lernkarten mit häufigen Abrechnungspositionen
- Zugriff auf Online-Portale wie DAISY oder BZÄK
- Feedback-Gespräche nach 1, 3 und 6 Monaten
Motivation und Sicherheit
Motivation ist ein entscheidender Faktor für die Lernbereitschaft:
- Fehler als Lernchance nutzen, nicht als Kritik
- Erfolge sichtbar machen („Heute hast du den ersten HKP korrekt erstellt“)
- Nach ca. 6 Monaten kleine interne „Prüfung“ oder Fallbeispiele zur Selbstkontrolle
Praktischer Tipp zum Abschluss
Immer zuerst die Dokumentation des Behandlers mit der eigenen Abrechnung abgleichen. So stellst du sicher, dass alle Leistungen vollständig und korrekt abgerechnet werden.
Habt ihr in eurem Qualitätsmanagement schon Arbeitsprozesse und Abläufe festgelegt, oder ist es absolutes Neuland für euch? Ruft uns gerne an oder schreibt eine E-Mail – wir helfen euch bei Fragen oder unterstützen euch auch gerne in den ersten Schritten.
Unser Fazit
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen in der Verwaltung / Abrechnung erfordert Zeit, Struktur und praxisnahe Unterstützung. Mit einem gut geplanten Onboarding-Prozess werden neue Mitarbeitende schnell sicher in der Abrechnung, motiviert und produktiv. Fehlerquellen lassen sich minimieren, und die Praxis kann reibungslos arbeiten – zum Vorteil der Mitarbeitenden und der Patienten.
Möchtest du, dass deine neuen Mitarbeitenden von Anfang an sicher und effizient arbeiten? Dann melde dich bei uns, und wir entwickeln gemeinsam einen individuellen Einarbeitungsplan für deine Praxis!
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Jenny von Winter Praxismanagement
