Die Zahnersatz Reparatur Abrechnung gehört für viele Zahnarztpraxen zu den anspruchsvolleren Bereichen der Abrechnung. Denn kaum eine Reparatur gleicht der anderen. Mal ist eine Prothese gebrochen, mal muss eine Verblendung repariert werden. In anderen Fällen wird eine Klammer erneuert oder eine Krone wiederbefestigt.
Damit die Abrechnung sicher erfolgen kann, braucht die Abrechnungskraft deshalb genaue Informationen. Der aktuelle Befund, die vorhandene Versorgung und die tatsächlich ausgeführte Reparatur müssen klar dokumentiert sein. Außerdem spielt bei gesetzlich versicherten Patienten der passende Festzuschuss eine wichtige Rolle.
Eine gute Dokumentation spart daher nicht nur Zeit. Sie reduziert auch Rückfragen und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Behandlung, Assistenz, Abrechnung und Dentallabor.
Warum die Zahnersatz Reparatur Abrechnung oft schwierig ist
Hallo & ein digitales Servus, kennt ihr diese Situation?
Eine Prothese kommt aus dem Labor zurück. In der Karteikarte steht jedoch nur:
„Prothese repariert.“
Nun soll die Abrechnung herausfinden, was genau gemacht wurde.
War die Prothese gebrochen? Wurde ein Zahn ergänzt? Wurde eine Klammer erneuert? Oder wurde lediglich eine vorhandene Klammer angepasst?
Genau hier entstehen häufig Rückfragen.
Denn für eine korrekte Zahnersatz Reparatur Abrechnung reicht die Information „repariert“ meistens nicht aus.
Deshalb sollte bereits während der Behandlung feststehen, welche Angaben die Abrechnung später benötigt.
Vier Grundlagen für eine sichere Reparaturabrechnung
Damit eine Reparatur eindeutig zugeordnet werden kann, sollten vier Bereiche besonders beachtet werden.
1. Den aktuellen Befund dokumentieren
Zuerst muss klar sein, welche Versorgung sich aktuell im Mund befindet.
Dazu gehören zum Beispiel:
- vorhandene Zähne
- Kronen und Brücken
- Teilprothesen
- Totalprothesen
- Teleskopversorgungen
- vorhandene Halte- und Verbindungselemente
Außerdem muss dokumentiert sein, welcher Bereich repariert werden soll.
Das ist besonders bei gesetzlich versicherten Patienten wichtig. Denn der Festzuschuss orientiert sich am vorhandenen Befund.
Deshalb gilt:
Erst den Befund eindeutig dokumentieren und danach die Abrechnung zuordnen.
2. Die Reparatur genau beschreiben
Ein Eintrag wie „ZE repariert“ liefert der Abrechnung zu wenig Informationen.
Besser ist es, die tatsächlich ausgeführte Maßnahme konkret zu beschreiben.
Dabei helfen folgende Fragen:
- Welche Versorgung war betroffen?
- Was war beschädigt?
- Wo lag der Defekt?
- Was wurde repariert oder erneuert?
- War eine Abformung notwendig?
- Welches Material war betroffen?
- Wurde etwas erweitert?
- Wurde Zahnersatz wiederbefestigt?
- Welche Laborleistung war notwendig?
Dadurch kann die Abrechnung später wesentlich schneller erkennen, welche Leistung tatsächlich erbracht wurde.
Außerdem schützt eine nachvollziehbare Behandlungsdokumentation die Praxis. Nach § 630f BGB müssen wesentliche Maßnahmen und deren Ergebnisse in der Patientenakte dokumentiert werden.
Deshalb gilt auch hier der bekannte Grundsatz:
Wer schreibt, der bleibt.
3. Fotos sinnvoll einsetzen
Fotos können die Dokumentation zusätzlich unterstützen.
Zum Beispiel zeigt ein Foto schnell:
- wo eine Prothese gebrochen ist
- welche Verblendung beschädigt wurde
- welche Klammer betroffen ist
- wie die Versorgung vor der Reparatur aussah
Allerdings ersetzt ein Foto nicht die schriftliche Dokumentation.
Am besten kombiniert ihr deshalb einen klaren Karteikarteneintrag mit einer Fotodokumentation, wenn sie im jeweiligen Fall sinnvoll ist.
Dadurch lässt sich die Ausgangssituation später deutlich leichter nachvollziehen.
4. Mit dem Dentallabor kommunizieren
Auch die Zusammenarbeit mit dem Dentallabor spielt eine große Rolle.
Der Zahntechniker weiß genau, welche technische Arbeit durchgeführt wurde. Die Abrechnungskraft weiß dagegen, welche Informationen sie für BEMA, GOZ, Festzuschuss und Laborabrechnung braucht.
Deshalb sollten beide Seiten regelmäßig miteinander sprechen.
Das Labor sollte möglichst eindeutig mitteilen:
- Was wurde repariert?
- Was wurde erneuert?
- Was wurde erweitert?
- Welches Material wurde verwendet?
- Welche Klammer oder Haltevorrichtung war betroffen?
- Welche zahntechnischen Arbeiten wurden durchgeführt?
Je genauer diese Angaben sind, desto weniger muss die Abrechnung später rekonstruieren.
Befundklasse 6 bei Zahnersatz Reparaturen
Bei vielen Reparaturen gesetzlich versicherter Patienten ist die Befundklasse 6 relevant.
Sie betrifft Wiederherstellungen und Erweiterungen von konventionellem Zahnersatz.
Allerdings gibt es innerhalb der Befundklasse unterschiedliche Situationen.
Deshalb sollte die Praxis nicht einfach pauschal „Befundklasse 6“ annehmen. Stattdessen muss sie prüfen, welcher konkrete Befund zur vorhandenen Versorgung und zur tatsächlich ausgeführten Maßnahme passt.
Beispiele aus der Befundklasse 6
Der Befund 6.0 betrifft bestimmte Wiederherstellungen von herausnehmbarem Zahnersatz ohne Abformung und ohne notwendige zahntechnische Leistungen.
Der Befund 6.2 betrifft dagegen bestimmte Wiederherstellungen von herausnehmbarem Zahnersatz oder Kombinationsversorgungen, wenn eine Abformung notwendig ist.
Befund 6.8 kann bei wiederherstellungsbedürftigem und rezementierbarem festsitzendem Zahnersatz relevant sein.
Außerdem gibt es eigene Befunde für weitere Situationen, zum Beispiel für bestimmte Verblendungsreparaturen oder Teleskope.
Gerade deshalb ist eine genaue Dokumentation so wichtig.
Denn nur wenn der Ausgangsbefund und die Reparatur nachvollziehbar sind, lässt sich auch der passende Festzuschuss sicher prüfen.
Kronen und Brücken richtig dokumentieren
Bei Kronen und Brücken sollte die Dokumentation möglichst genau sein.
Dabei sind mehrere Informationen wichtig.
Diese Angaben helfen der Abrechnung
Dokumentiert werden sollten unter anderem:
- betroffener Zahn oder Bereich
- Art der Versorgung
- Material
- Art des Defekts
- Art der Reparatur
- betroffene Verblendung
- Wiederbefestigung oder Reparatur
- Befestigungsart
- notwendige Laborleistung
- Kontrolle von Okklusion und Funktion
Besonders bei Verblendungsreparaturen spielt außerdem die genaue Position eine Rolle.
Denn im Festzuschusssystem gibt es einen definierten Verblendbereich.
Daher sollte aus der Dokumentation eindeutig hervorgehen, welcher Zahn oder welches Brückenglied betroffen ist.
Beispiel für die Dokumentation
„Brücke 12 bis 14 nach Reparatur der vestibulären Verblendung regio 12 aus dem Labor zurück. Versorgung kontrolliert und eingegliedert. Befestigung entsprechend dem verwendeten Befestigungssystem durchgeführt. Okklusion und Artikulation kontrolliert und angepasst.“
Natürlich muss jeder Karteikarteneintrag an die tatsächlich durchgeführte Behandlung angepasst werden.
Der Vorteil einer solchen Dokumentation ist jedoch klar: Die Abrechnung erkennt sofort, was gemacht wurde.
Prothesenreparaturen richtig dokumentieren
Auch bei Prothesen kommt es auf Details an.
Besonders wichtig ist die Frage, ob eine Abformung durchgeführt wurde.
Denn die BEMA unterscheidet bei Wiederherstellungen einer abnehmbaren Prothese verschiedene Situationen.
Zum Beispiel können Maßnahmen ohne Abformung anders zugeordnet werden als Reparaturen, bei denen eine Abformung notwendig war.
Deshalb sollte die Angabe „mit Abformung“ oder „ohne Abformung“ immer eindeutig dokumentiert sein.
Diese Angaben sollte die Karteikarte enthalten
Bei einer Prothesenreparatur sollte möglichst dokumentiert werden:
- Teilprothese oder Totalprothese
- Kunststoff- oder Metallbereich
- Art des Defekts
- betroffener Prothesenzahn
- Erweiterung der Prothese
- betroffene Klammer
- betroffenes Verbindungselement
- Teleskopversorgung
- notwendige Abformung
- ausgeführte Laborarbeit
Dadurch kann die Abrechnung den Fall deutlich leichter einordnen.
Beispiel für eine Prothesenreparatur
„UK-Modellgussprothese regio 34 bis 37. Kunststoffbasis im Sattelbereich frakturiert. Abformung zur Wiederherstellung durchgeführt. Prothese zur Reparatur ins Labor gegeben. Nach Rückgabe Passung, Funktion und Okklusion kontrolliert.“
Dieser Eintrag enthält wesentlich mehr Informationen als:
„Prothese repariert.“
Und genau diese zusätzlichen Angaben benötigt die Abrechnung.
Klammerreparaturen genau unterscheiden
Auch bei Klammern können kleine Unterschiede für die Abrechnung entscheidend sein.
Deshalb sollte nicht nur „Klammer repariert“ dokumentiert werden.
Stattdessen muss klar sein, was tatsächlich gemacht wurde.
Wichtige Fragen bei Klammerreparaturen
Wurde eine vorhandene Klammer lediglich angepasst?
Wurde eine bestehende Klammer ersetzt?
Oder wurde eine zusätzliche Halte- oder Stützvorrichtung angefertigt?
Außerdem sollte die Konstruktion beschrieben werden.
Zum Beispiel:
„Gebogene Haltevorrichtung an Zahn 34 neu angefertigt.“
Oder:
„Bestehende Klammer an Zahn 35 angepasst. Keine Neuanfertigung.“
Dadurch vermeidet ihr Missverständnisse zwischen Behandlung, Labor und Abrechnung.
BEMA Positionen nicht verwechseln
Gerade bei Klammern lohnt sich ein genauer Blick in die BEMA-Systematik.
Denn BEMA 98a und 98b stehen nicht für gebogene oder gegossene Klammern.
BEMA 98a betrifft eine Abformung mit individuellem oder individualisiertem Löffel.
BEMA 98b betrifft dagegen eine Funktionsabformung mit individuellem Löffel im Oberkiefer.
Halte- und Stützvorrichtungen finden sich an anderen Stellen der BEMA-Systematik.
Deshalb sollte die Abrechnung niemals allein anhand des Wortes „Klammer“ eine Position auswählen.
Zuerst muss klar sein, welche Konstruktion vorliegt und welche Leistung tatsächlich ausgeführt wurde.
BEMA, GOZ, BEL II und BEB richtig zusammenführen
Bei einer Reparatur können mehrere Abrechnungsbereiche zusammentreffen.
Zum einen gibt es die zahnärztliche Leistung.
Bei gesetzlich versicherten Patienten muss außerdem geprüft werden, welcher Festzuschuss zum Befund passt.
Hinzu kommen möglicherweise zahntechnische Leistungen.
Deshalb sollte die Praxis immer alle Bereiche gemeinsam betrachten.
BEMA und Festzuschuss
Bei gesetzlich versicherten Patienten ist zunächst zu prüfen, welche zahnärztliche Leistung erbracht wurde.
Anschließend wird geprüft, welcher Festzuschuss zum tatsächlichen Befund passt.
BEL II
Bei entsprechenden zahntechnischen Leistungen im Rahmen der gesetzlichen Regelversorgung spielt das BEL II eine wichtige Rolle.
Deshalb sollte die Laborrechnung zur dokumentierten Reparatur passen.
GOZ und private Leistungen
Bei privaten oder privat zu berechnenden Leistungen kann dagegen die GOZ relevant sein.Auch hier entscheidet die tatsächlich ausgeführte Leistung.
BEB
Für privat berechnete zahntechnische Leistungen kann außerdem die BEB als Grundlage für die betriebliche Kalkulation des Dentallabors genutzt werden.
Das zeigt:
Praxisdokumentation und Laborrechnung müssen zusammenpassen.
Ein Labor Begleitbogen kann Rückfragen reduzieren
Gerade bei häufigen Reparaturen lohnt sich ein standardisierter Ablauf.
Zum Beispiel kann die Praxis gemeinsam mit dem Labor einen kurzen Reparaturbogen entwickeln.
Darauf kann das Labor angeben:
- Wiederherstellung
- Erweiterung
- Kunststoffbereich
- Metallbereich
- Zahn ergänzt
- Zahn erneuert
- Klammer neu angefertigt
- Klammer angepasst
- Verbindungselement bearbeitet
- Teleskop betroffen
- Verblendung repariert
- verwendetes Material
Dadurch erhält die Abrechnung wichtige Informationen direkt mit der Laborarbeit.
Außerdem reduziert ein solcher Ablauf telefonische Rückfragen.
Das spart wiederum Zeit für Praxis und Labor.
Drei Fragen vor jeder Reparaturabrechnung
Bevor ihr einen Reparaturfall abrechnet, stellt euch drei einfache Fragen.
Was war beschädigt?
Die Ausgangssituation muss klar dokumentiert sein.
Was wurde tatsächlich gemacht?
Die Dokumentation sollte die konkrete Maßnahme beschreiben und nicht nur das Wort „Reparatur“ enthalten.
Welche Angaben braucht die Abrechnung?
Die Abrechnung muss erkennen können, welche BEMA- oder GOZ-Leistung geprüft werden muss und welcher Festzuschuss möglicherweise infrage kommt.
Außerdem sollte die Laborleistung nachvollziehbar sein.
Wenn diese drei Fragen beantwortet werden können, ist bereits ein großer Teil der Reparaturabrechnung vorbereitet.
Häufige Fragen zur Zahnersatz Reparatur Abrechnung
Was muss bei einer Prothesenreparatur in der Karteikarte stehen?
Dokumentiert werden sollten die vorhandene Prothese, die Art des Defekts und die tatsächlich durchgeführte Maßnahme.
Außerdem sollte festgehalten werden, ob eine Abformung notwendig war und welche Bereiche oder Halteelemente betroffen waren.
Was ist die Befundklasse 6?
Die Befundklasse 6 umfasst verschiedene Wiederherstellungen und Erweiterungen von konventionellem Zahnersatz.
Welcher konkrete Befund verwendet werden kann, hängt jedoch immer von der tatsächlichen Ausgangssituation ab.
Sind Fotos bei einer Reparatur Pflicht?
Fotos sind nicht bei jeder Zahnersatz Reparatur zwingend notwendig.
Sie können die schriftliche Dokumentation jedoch sinnvoll ergänzen.
Zum Beispiel lässt sich damit ein Bruch oder eine beschädigte Verblendung sehr gut festhalten.
Welche BEMA Position gilt bei einer Prothesenreparatur?
Das hängt von der tatsächlich ausgeführten Maßnahme ab.
Unter anderem spielt eine Rolle, ob eine Abformung durchgeführt wurde und wie umfangreich die Wiederherstellung war.
Deshalb sollte zuerst die Behandlung vollständig dokumentiert werden. Anschließend kann die passende Abrechnungsposition geprüft werden.
Warum ist die Laborinformation so wichtig?
Das Labor kann genau beschreiben, welche technische Arbeit durchgeführt wurde.
Dadurch kann die Praxis besser nachvollziehen, ob beispielsweise etwas repariert, ersetzt oder erweitert wurde.
Das erleichtert wiederum die Abrechnung.
Gute Dokumentation macht Reparaturabrechnung einfacher
Bei Zahnersatz Reparaturen liegt die Herausforderung häufig nicht an fehlenden Abrechnungsmöglichkeiten.
Viel häufiger fehlen die Informationen, die für eine eindeutige Zuordnung notwendig sind.
Deshalb lohnt es sich, bereits während der Behandlung strukturiert zu dokumentieren.
Ein aktueller Befund, eine genaue Beschreibung der Reparatur und eine gute Kommunikation mit dem Dentallabor machen dabei einen großen Unterschied.
Fotos können die Dokumentation zusätzlich unterstützen.
Wenn Behandlung, Assistenz, Abrechnung und Labor dieselben Informationen nutzen, werden Reparaturfälle deutlich einfacher.
Und genau das sollte das Ziel sein:
Die Abrechnung sollte nicht später erraten müssen, was wahrscheinlich gemacht wurde. Die Dokumentation sollte es eindeutig zeigen.
Solltet ihr bei euren Reparaturabrechnungen trotzdem regelmäßig den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen, meldet euch gerne bei uns.
Wir unterstützen euch dabei, eure Dokumentation, Abrechnungsabläufe und Schnittstellen in der Zahnarztpraxis verständlich, strukturiert und praxistauglich zu optimieren.
Eure Kim
Winter Praxismanagement
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