Es ist ein Szenario, das jede Zahnarztpraxis betrifft: Patienten, die ohne vorherige Absage nicht zu ihrem Termin erscheinen. Besonders bei umfangreichen Behandlungen, die Wochen im Voraus geplant sind, stellt der Ausfall eines Patienten eine enorme Herausforderung dar. Das kurzfristige Auffüllen dieses Termins ist oft schwierig und ein finanzieller Verlust für die Praxis. Doch wie können Zahnarztpraxen ein Ausfallhonorar rechtlich korrekt vereinbaren und es erfolgreich durchsetzen? Hier ist, was Sie beachten sollten.
Der rechtliche Rahmen: § 615 BGB und die Vergütungspflicht
Der entscheidende rechtliche Aspekt zur Berechnung eines Ausfallhonorars liegt im § 615 BGB, der einen Vergütungsanspruch des Zahnarztes begründet, wenn der Patient einen fest vereinbarten Termin nicht wahrnimmt. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass der Zahnarzt nachweisen muss, dass er in der Zeit, in der der Patient nicht erschienen ist, keine anderen Patienten hätte behandeln können. In der Praxis ist dieser Nachweis häufig schwer zu führen, weshalb der Ausfallhonoraranspruch oft schwer durchsetzbar ist. Dennoch ist der Verlust des Honorarbetrags ein Problem, das nicht unbeachtet bleiben sollte.
Die wichtigsten Voraussetzungen für ein Ausfallhonorar
- Einverständnis des Patienten:
- Unabdingbar: Der Patient muss im Voraus zustimmen, dass er im Fall eines unentschuldigten Ausfalls, den er nicht innerhalb von 24 Stunden meldet, ein Ausfallhonorar zahlen muss.
- Diese Vereinbarung sollte schriftlich erfolgen, idealerweise über ein Formular, das der Patient bei der Anmeldung in der Praxis unterschreibt oder über einen Abschnitt im Anamnesebogen. Ohne dieses Einverständnis ist die Abrechnung eines Ausfallhonorars nicht möglich.
- Bestellpraxis:
- Die Zahnarztpraxis muss als Bestellpraxis organisiert sein, d. h. es muss eine klare Reihenfolge der bestellten Patienten geben, die für diese reserviert sind und die somit das Recht auf diesen Termin haben.
- Ein Ausfall kann nur dann in Rechnung gestellt werden, wenn die Praxis sicherstellen kann, dass der Termin nicht anderweitig vergeben werden konnte.
- Höhe des Ausfallhonorars:
- Die Höhe des Ausfallhonorars ist häufig Gegenstand von Gerichtsurteilen. Der Anspruch ist in der Regel die Berechnung der Kosten der geplanten Behandlung, abzüglich der ersparten Aufwendungen. Das bedeutet, dass der Zahnarzt nur das berechnen kann, was durch den ausgefallenen Termin nicht erbracht wurde – gleichzeitig muss er sich anrechnen lassen, was durch den verpassten Termin nicht eingenommenwerden konnte.
So setzen Sie das Ausfallhonorar korrekt um
Um das Ausfallhonorar korrekt abzuwickeln, ist es wichtig, dass alle Praxismitarbeiter über den Prozess und die Formulierungen informiert sind. Es empfiehlt sich, dies in einem Teammeeting zu besprechen, damit im Fall von Beschwerden durch Patienten alle Mitarbeiter wissen, wie sie professionell darauf reagieren.
Tipps zum Umgang mit dem Patienten
- Ansprache des Patienten: Wenn der Patient das erste Mal nicht erscheint, ist eine freundliche, aber klare Kommunikation erforderlich. Erklären Sie ihm die Vereinbarung zum Ausfallhonorar und warum es in seiner Verantwortung liegt, Termine rechtzeitig abzusagen.
- Möglichkeiten zur Vermeidung: Informieren Sie den Patienten bei der Terminvergabe, dass er im Falle einer Terminabsage eine rechtzeitige Mitteilung machen muss, um das Ausfallhonorar zu vermeiden.
- Zukünftige Termine einhalten: Setzen Sie klare Richtlinien zur Terminabsage und erinnern Sie Ihre Patienten an die Bedeutung der Verbindlichkeit ihrer Vereinbarungen.
Wichtige Hinweise
- Keine Abrechnung über Factoring-Unternehmen:
- Es ist nicht möglich, das Ausfallhonorar über ein Factoring-Unternehmen abzurechnen, da der Verwaltungsaufwand weiterhin in der Praxis verbleibt.
- Rechtliche Schritte vermeiden:
- Sollte ein Patient das Ausfallhonorar nicht zahlen, rate ich davon ab, den Fall direkt über einen Anwalt zu klären. Es kann schwierig sein, zu beweisen, dass der Zahnarzt während des versäumten Termins keine anderen Behandlungen hätte durchführen können.
Professionelle Umsetzung und Kommunikation
Die Umsetzung eines Ausfallhonorars sollte klar und transparent gestaltet werden. Durch das Einverständnis des Patienten, die Bestellpraxis und die korrekte Dokumentation der vereinbarten Leistungen lässt sich der Aufwand für das Ausfallhonorar in den meisten Fällen minimieren. Mit einer gut organisierten Praxisstrategie und klarer Kommunikation im Team kann dieses Thema effizient und professionell gehandhabt werden.
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Falls du Unterstützung bei der korrekten Abrechnung benötigst oder Fragen zur Umsetzung hast, stehe ich dir gerne zur Verfügung!
Bettina Winter
Winter Praxismanagement
